Zásady ochrany osobních údajů

Pořádek dělá přátele, proto i my musíme mít tyto řádky na webu. Jelikož chceme být vaším partnerem v oblasti jazykových služeb, tak nám občas něco o sobě musíte prozradit přes naše formuláře. Nebojte, údaje střežíme jako oko v hlavě!

Níže uvedené zásady ochrany os. údajů platí u nás, ve společnosti Jazykové centrum Correct, s.r.o., se sídlem Jakubská 1, 602 00 Brno, IČ: 01463951, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 78206; e-mail info@jc-correct.com telefon: 00 420 777 99 66 90. Zabýváme se výukou cizích jazyků, prováděním překladů, korektur, tlumočení a dalšími doplňkovými službami.

Zásady vycházejí z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 General Data Protection Regulation („GDPR“) ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Jaké jsou naše role v oblasti správy a zpracování osobních údajů?

V rámci obchodní činnosti se soukromými i právnickými osobami vystupujeme jako správce. Osobní údaje získáváme, pokud nám je sami poskytnete pomocí formuláře na webových stránkách, poskytnete e-mailem, telefonicky nebo jiným způsobem.

V některých případech vystupujeme také v roli zpracovatele osobních údajů na základě pokynů zákazníka (např. u firemních kurzů pro právnické osoby). Údaje můžeme získávat od zaměstnavatele studentů. Konkrétní role správce a zpracovatele se řídí povahou zpracování a smluvním ujednáním; při organizaci výuky a vedení vlastní evidence můžeme vystupovat jako samostatný správce.

Jaké osobní údaje a v jakém rozsahu zpracováváme?

Pro účel řádného plnění smlouvy a účetní evidence zpracováváme u níže uvedených skupin vyjmenované údaje.

Studenti a potenciální studenti: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefon, jazykovou úroveň, informace o dosavadních zkušenostech s využitím jazyka, cíle výuky, výsledky testů, informace o docházce včetně podpisů na podpisovém listě, údaje pro fakturaci. U firemních kurzů další údaje podle konkrétních požadavků zadavatele, například osobní číslo zaměstnance. U zadavatelů ze strany firemních zákazníků evidujeme: jméno a příjmení kontaktní osoby, e-mailovou adresu, telefon, pozici ve firmě.

Klienti a potenciální klienti (překlady, korektury, tlumočení): jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefon, případně IČO a fakturační údaje. Předané podklady mohou obsahovat také osobní údaje dalších osob; s těmito údaji pracujeme pouze v rozsahu potřebném k provedení objednané služby.

Zaměstnanci (lektoři a pracovníci kanceláře): jméno a příjmení včetně rodného, e-mailovou adresu, telefon, rodné číslo, datum narození, trvalé bydliště, číslo bankovního účtu pro úhradu mzdy, údaje o pracovní době a nepřítomnostech, údaje o rodinném stavu a o dětech a údaje související se zpracováním mezd.

Lektoři: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefon, trvalé bydliště a adresu pobytu, číslo bankovního účtu pro úhradu mzdy nebo smluvené odměny, dosaženou úroveň vzdělání, certifikaci a další reference odbornosti, podpisy na podpisových listech. U lektorů spolupracujících na živnostenský list také IČO.

Ostatní dodavatelé (překladatelé, korektoři, tlumočníci): jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefon, trvalé bydliště a adresu pobytu, číslo bankovního účtu pro úhradu mzdy nebo smluvené odměny, IČO, dosaženou úroveň vzdělání, certifikaci a další reference odbornosti.

Klienti podnájmu učeben: jméno a příjmení u fyzických osob, jméno a příjmení jednatele u právnických osob, e-mailovou adresu, telefon, trvalé bydliště u fyzických osob, případně IČO a fakturační údaje a dále jméno, příjmení a telefon odpovědné osoby, která bude v době podnájmu přítomna v učebně.

Návštěvníci našeho webu: IP adresa, identifikace prohlížeče, operačního systému a další informace pro analýzu návštěvnosti; cookies. Pro analýzu návštěvnosti našich webových stránek jsou cookies (malé textové soubory umístěné na vašem zařízení) a další informace shromažďovány pomocí systému Google Analytics. Analytické a marketingové cookies a obdobné technologie, které nejsou nezbytné pro fungování webu, používáme pouze na základě předchozího souhlasu návštěvníka. Využíváme také Google Ads a Meta Pixel pro měření reklamních kampaní a případný remarketing. Souhlas lze kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies na webu.

Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zákazníků a klientů zpracováváme za účelem:

plnění smluvního vztahu a k plnění závazků s odběrateli (smlouvy, objednávky - poskytování služeb v oblasti jazykové výuky, překladů, korektur, tlumočení, podnájmu učeben) i s dodavateli, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů;
pro splnění právních povinností, které jsou vyžadovány z důvodu plnění platných právních předpisů a zákonů (daňové a účetní zákony, zákoník práce, atp.);
pro účely oprávněných zájmů - svým zákazníkům a klientům můžeme na základě svého oprávněného zájmu zasílat informace o svých obchodních nabídkách příbuzných nebo podobných předmětu plnění stávajícího smluvního vztahu (tzv. přímý marketing). Vždy se bude jednat o takové nabídky, u kterých se důvodně domníváme, že by mohly být pro naše zákazníky a klienty zajímavé.

K odběru newsletteru se lze také dobrovolně přihlásit na základě souhlasu. Zasíláme pouze obchodní sdělení týkající se vlastních služeb Correctu; z odběru je možné se kdykoliv bezplatně odhlásit odkazem v e-mailu nebo na naší kontaktní adrese.

Jaký je právní základ pro zpracování vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na základě níže uvedených právních titulů:

souhlas se zpracováním osobních údajů, který je vždy svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vaší vůle - vždy vám povíme o konkrétních účelech zpracování osobních údajů a o době, po jakou je budeme zpracovávat; vždy můžete souhlas odvolat; můžete požadovat výmaz osobních údajů, jsou-li splněny zákonné podmínky;
splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou budete vy jako klient, nebo jednání a opatření před uzavřením smlouvy v reakci na poptávku klienta;
splnění zákonné povinnosti, která se na nás jako na správce a zpracovatele údajů vztahuje (například zákon o účetnictví nám ukládá povinnost archivovat daňové doklady, na kterých je jméno nebo adresa subjektu údajů. Nebo výuka hrazená z evropských prostředků musí být doložitelná formou docházkových listů, kde také figuruje jméno studenta);
zpracování osobních údajů je nezbytné pro náš oprávněný zájem. Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů (stávající i potenciální klient) právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing. Pokud tuto námitku vznese, nebudou již jeho osobní údaje pro tyto účely zpracovávány, v souladu s čl. 21 GDPR.

Jak dlouho budeme údaje uchovávat?

Osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou poskytujeme naše služby či plníme vzájemnou smlouvu, a dále po dobu nezbytnou k zajištění práv a povinností vyplývajících ze smluvních vztahů, příslušných právních předpisů a našich oprávněných zájmů.

U pomaturitního studia uchováváme studijní dokumentaci, včetně přihlášek a osobních složek studentů, po dobu 45 let, zejména za účelem vedení a doložení evidence o studiu a možnosti následného vystavení potvrzení o studiu. Dokumentace může být uchovávána v listinné nebo elektronické podobě.

Doba uchovávání ostatních osobních údajů se odvíjí od účelu jejich zpracování a příslušných právních povinností, zejména v oblasti účetnictví, daní a archivace. Po uplynutí odpovídající doby osobní údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud neexistuje další právní důvod pro jejich uchování.

Přístup k osobním údajům je omezen na oprávněné osoby a zabezpečen přiměřenými technickými a organizačními opatřeními.

Kdo má k vašim osobním údajům přístup?

Z níže uvedených důvodů můžeme vaše osobní údaje poskytnout:

na základě naplnění smluvní povinnosti našim dodavatelům: překladatelé, korektoři, tlumočníci (pracují s vaším textem či informacemi), lektoři (mohou vám zaslat informace z hodiny, dom. úkol apod.), poskytovatele právních, daňových a účetních služeb, příp. poskytovatelé technických řešení;
na základě právního zákonného důvodu, pokud vznikne zákonná povinnost: státní orgány, orgány státní a veřejné správy (zaměstnanci a interní pracovníci);
na základě našeho oprávněného zájmu či vašeho souhlasu: dodavatel rozesílkové služby - newsletteru.

Vaše osobní údaje pro nás v rámci zajišťování některých činností budou zpracovávat zpracovatelé a další správci, kteří nám poskytují serverové, webové a cloudové služby: poskytovatelé služeb Google (např. Google Workspace, Google Analytics, Google Ads), Meta (Meta Pixel) a případně další aktuálně využívaní poskytovatelé cloudových, webových a komunikačních služeb. S ohledem na měnící se osoby poskytovatelů některých služeb není možné uvést všechny současné a budoucí zpracovatele osobních údajů jmenovitě.

Při využívání některých cloudových a marketingových služeb může docházet k předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě se předávání řídí podmínkami GDPR, zejména rozhodnutím o odpovídající ochraně nebo vhodnými zárukami, například standardními smluvními doložkami.

Jaká jsou vaše práva v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů?

Máte právo být informován/a o zpracování svých osobních údajů tak, aby byla naplněna zásada transparentnosti. Máte právo znát a) účel zpracování (proč údaje zpracováváme), b) totožnost správce (kdo jsme - Jazykové centrum Correct, s.r.o.), c) naše oprávněné zájmy (proč musíme/chceme zůstat v kontaktu), d) příjemce vašich osobních údajů (naši dodavatelé). Úplný výčet naleznete v článcích 13 a 14 nařízení.

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování osobních údajů máte následující práva, která jsou založena na vaší aktivitě (žádosti):

právo na přístup k osobním údajům;
právo na opravu, resp. doplnění;
právo na výmaz („právo být zapomenut“);
právo na omezení zpracování údajů;
právo vznést námitku proti zpracování;
právo na přenositelnost údajů, jsou-li splněny zákonné podmínky;
právo kdykoliv odvolat udělený souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost předchozího zpracování;
právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Kam se můžete obrátit v případě pochybností o zpracování osobních údajů?

Všechna práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete poštou na adrese sídla správce (Jazykové centrum Correct, s.r.o., Jakubská 1, 602 00 Brno) nebo na e-mailové adrese info@jc-correct.com. Budeme vám maximálně nápomocni a vše společně vyřešíme. A pokud to společně nezvládneme, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).